Tamamlanan her projenin sonunda ‘öğrenilmiş dersler’i (lessons learned) dokümante ederiz. Peki, sonraki projelerde bunlara hiç dönüp bakıyor muyuz? Hatta, aradığımızda kolayca bulabiliyor muyuz? Bunların ikisine de ‘evet’ yanıtının verilebilmesi beklenir ama genellikle dokümante edilmiş olan öğrenilmiş derslere bakmak yerine aynı ya da benzer sorun tekrar yaşanır, tekrar dokümante edilir ve rafa kaldırılır.
Bu durumun en temel nedenlerini şöyle sıralayabiliriz :
Proje başlangıcında, benzer projelerde öğrenilen dersleri gözden geçirip, aynı sorunların tekrar yaşanmaması için risk azaltıcı (risk mitigation) önlemlerin alınacağı bir adım yoktur
Proje yöneticisinin kolaylıkla arama yapacağı ve uygun risk azaltıcı adımları devreye alabileceği düzenli bir ‘öğrenilmiş dersler’ arşivi yoktur
‘Öğrenilmiş dersler’ sonraki projelerin başarısını arttırıcı bir araç olmak yerine, sadece bir adımı tamamlamak amacıyla yazılmıştır
Öğrenilmiş derslerin dokümante edileceği ve proje yöneticileri tarafından etkin bir şekilde kullanılabilecek olan bir arşivin, aramaların kolayca yapılabildiği basit ve etkin bir sistem olması tercih edilmelidir. Bunun için de, yalnızca gerçekten gerekli olan bilginin paylaşılması ilk koşuldur.
Hiç bir zaman kullanılmayan büyük ve karmaşık dosyalar yerine, her kolonunda filtreleme yapılabilen basit bir tablo proje yöneticilerine ve ekiplerine yardımcı olur. Bu tabloda aşağıdaki kolon başlıklarının/içeriklerin kullanılması önerilir :
Proje - öğrenilmiş derslerin yaşandığı projenin adı
Proje sponsoru
Etkilenen iş grupları
Tarih - olayın hangi tarihte yaşandığı
Aşama - olayın projenin hangi aşamasında yaşandığı
Yazan - öğrenilmiş dersi belirleyen/yazan kişi
Tanım - öğrenilmiş dersin kısa tanımı
Sorun - yaşanan sorunun kısa tanımı
Sonuç - sorunun ortaya çıkardığı/neden olduğu sonuç
Tavsiye - kısa ve kolay anlaşılır bir şekilde ‘Bunu tekrar yapmamız gerekseydi, şöyle yapardık ….’
Sorumlu - sonraki projelerde bu ‘öğrenilmiş dersin’ tekrarlanmaması için sorumlu olacak kişi
Sonuç olarak, ’öğrenilmiş dersler’ sonraki projelerde zaman ve para kaybetmemek için çok değerli bilgidir. Bunları dokümante etmemenin ya da olanlara başvurmamanın hiç bir mazereti olamaz. Sadece biraz disiplin ve basit bir sistem yeterli olur.
Sorunsuz ya da daha az sorunlu projelerin gerçekleştirilmesi dileğiyle…
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#projeyönetimi #projeyöneticisi #tpyme #ogrenilmisdersler #lessonslearned #nitelikliinsan #gelişmiştoplum #projeeşittirhayat #hayatınıiyiyönet #norm #tpyme
Görsel Tasarım: TPYME Gönüllüsü Özlem ÇİFTÇİ