Proje Portfolyo Yönetim (PPM) yazılımları günümüzde bir çok fonksiyonun otomasyonunu ve platformlar arasındaki entegrasyonu sağlayabilecek kadar gelişti. Raporlama ve yönetimle ilgili fonksiyonlar Yapay Zeka (YZ) yetenekleri sayesinde otomatik olarak yerine getirilebiliyor. Bu sayede, proje yöneticileri de liderlik, takım kurma ve yönetme rollerine konsantre olabiliyor.
Proje Yönetim Ofisleri (PYO) çeşitli iş alanlarında bir çok projeyle ilgilenmek zorunda oldukları gibi, etkin kaynak kullanımı ve dağılımı, süreçlere uyumluluk gibi konularla da ilgilenmelidir. Bu işlemler kullanılan yazılıma doğru bilgiler girdi (input) olarak verildiğinde otomatik olarak yerine getirilebilir.
İşlevsellik açısından ele alındığında, PYO fonksiyonlarından pek çoğu da yazılım kullanılarak otomatik hale getirilebilecektir. Bu durumda, PYOlerinin kendi işlerinin bir süre sonra YZ yazılımları tarafından ellerinden alınacağı konusunda endişeli olduklarını söyleyebilir miyiz? Eğer konuya sadece ‘masrafları azaltmak’ olarak bakarsak, bir kaç yıl sonra bütün PYO fonksiyonları otomatik hale getirilip, personel masrafları en aza indirilebilir.
Proje Yöneticilerinin kullandığı yazılımlar bir çok el oyalayıcı, zaman alıcı ve katma değeri düşük olan işi yerine getirerek, proje yöneticilerinin ekipleriyle ilgilenmesine, sorunları çözmesine, iş hedeflerine odaklanmalarına, kısaca daha kaliteli ve yüksek değerli iş yapmalarına olanak sağlıyor.
PYOlerinde de benzer durum söz konusudur. İnsan kaynağı yönetimini ele alalım. Yazılım kullanarak dakikalar içinde etkin bir kaynak dağılımı yapılabilir. Fakat yazılımlar sadece veriye dayalı olarak karar verilemeyeceğini bilemez, kısa vadedeki hedefleri çok büyük görünmeyen projelerin gelecekte stratejik önemi olduğunu göremez. Bazı durumlarda, ekipler ve kişiler arasındaki geçmiş deneyimlere göre, ideal kaynak dağılımının anlamsız olduğunu bilemez. Deneyimli ve becerileri yüksek kişilerin, sadece uygun dağılım olacak diye, basit projelerde görevlendirilmesinin onların motivasyonunu olumsuz etkileyeceğini göremez. Kısaca, yazılımlar PYOlerinin çok kritik bir görevi olan olan ‘insan değerlendirmesi’ni (human judgement) yapamaz.
PPM yazılımları geliştikçe, PYOlerinin görevlerinin daha fazlası otomatikleştirilebiliyor. Ancak, PYO ekibi, sadece tablolar ve sunumlar hazırlamak için seçilmez, proje ve iş ortamlarındaki beceri ve deneyimleri için seçilir. Projelere değer katmak ve kalitesini yükseltmek onların görevidir. Koşullara göre farklı şeyler yaparlar, fakat temelde ‘eylem odaklı’ (doing driven) yerine ‘düşünme odaklı’ (thinking driven) bir roldür. Otomasyon ile PYO ekibine daha kaliteli bilgi sunulur, daha iyi çözümler geliştirmek ve uygulayabilmek için daha fazla zaman kalır, daha doğru ve kaliteli kararlar verebilmeleri sağlanır. Kısaca, PYO rolünü ve işlevini her alanda geliştirir.
PYOlerinde otomasyondan faydalanmak organizasyonel masrafları azaltır, PYO tarafından yaratılacak değerler artar, dolayısıyla firmanın karlılığı da artmış olur. Masrafları azaltmak (cost management) önemlidir, ancak karlılığı arttırmak her kuruluşun temel hedefi olmalıdır. Eğer bir kuruluş sadece PYO otomasyonu ile masrafları azaltarak ileri gidebileceğine inanıyorsa, denkleminin ‘değer’ tarafını tam olarak anlamamıştır.
Sonuç olarak, proje yönetiminde Yapay Zeka yazılımlarından korkmayalım, onlardan en iyi şekilde yararlanmayı hedefleyelim….
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA