Projelerin, tanımı gereği belirli bir kapsamı (ürün, hizmet gibi), tanımlanmış bir süresi (başlangıç-bitiş zamanı) ve sınırlı bir bütçesi (kullanabileceği kaynaklar) vardır. Her ne kadar sevilen bir terim olmasa da, bu kriterler sağlanamadığı zaman, o proje ‘başarısız’ olarak tanımlanır.
Başarısızlığın nedeni aşağıdakilerden biri ya da bir kaçı olabilir:
Projenin karmaşıklığının, süresinin, bütçesinin ve istenebilecek değişikliklerin doğru tahmin edilememesi (underestimation), planda yeterli esnek zamana yer verilmemesi
Karşılaşılan sorunların zamanında bildirilmemesi ve kabul edilmemesi
Proje süresince kalite kontrolünün ve risk yönetiminin yapılmaması
Geçmiş deneyimlerden (lessons learned) faydalanılmaması
Paydaşların yönetim ve ekip seviyesinde desteğinin azalması, projeyi kendi tercihlerine göre yönlendirmeleri
Başarısız iletişim, etkin dinleme eksikliği
Paydaşların açıkça belirtmediği ‘gizli ajandalar’
Çözüm önerileri :
Proje planını, süreç boyunca ortaya çıkacak değişikliklere göre uyarlamak
Bunun için proje yöneticisinin, projenin gerçek durumunundan her an haberdar olması ve hedeflenen bütçe, süre ve amaca ulaşabilmek için anlık ve doğru kararları verebilmesi, projeyi ve ekibi yönlendirmesi gerekir. Projenin gerçek durumu hakkındaki bilgilendirme, sadece proje yöneticisine raporlayan ve tarafsız bir kişi tarafından yapılırsa faydalı olur.
Projeden beklentileri ve ekibin teknik yeterliliklerini doğru değerlendirmek
Açık iletişimi teşvik edip, grup içinde fikirlerini rahatça söyleyemeyen kişilerle bire bir iletişim kurmak, ekip üyelerini desteklemek, motivasyon!
Küçük, büyük ayırmadan her proje için risk yönetimi yapmak, ‘öğrenilen dersler’den (lessons learned) faydalanarak yenilerini aksatmadan dokümante etmek
Risk yönetimi ile birlikte ‘kök neden analizi’ de (root cause analysis) yapmak.
Görsel Tasarım: TPYME üyesi Feride AKÇA