Birkaç kişi bir araya gelip, bir yolculuğa çıktıkları zaman genellikle içlerinden birisi hemen “abi kestirmeden gidelim, ben kısa bir yol biliyorum daha kısa sürer” diye önerir. Bazen bu önerilen yol işe yararsa da, çoğu zaman işi daha da uzatır. Ekip içindekiler huzursuzlanmaya başlar ve süre ve yakıt maliyeti artar.
Proje yönetimi yolculuğu da böyle başlar. Özellikle projenin iş geliştirme ve planlama aşamalarında sıklıkla işçilik ve maliyet tahminleri yapılması gerekir. İngilizce “estimation” kelimesi için “tahminleme” kullanılabileceği gibi bazen “kestirim” de kullanılır. İşgücünü ve malzeme, hizmet maliyetini kestirmeye çalışmak anlamında düşünülebilir.
İyi, güzel ama kestirim yapmak kolay mıdır? Projelerimizde kestirimleri nasıl yapmalıyız?
Proje yönetimi açısından en zor konulardan birisi işgücünün ve maliyetlerin kestirimlerini yapmaktır. Çok risk içermektedir. Özellikle proje kapsamında teklif verilmesi veya sözleşme yapılması gerekiyorsa, yapılacak hatalı kestirimin telafisi kolay olmayacaktır. Hem işi alabilmek için kabul edilebilir bir teklif sunulmalıdır hem de maliyetler olabildiğince gerçeğe yakın öngörülmelidir. Gerçekten çok zor bir iştir, ayrı bir yetenek ve uzmanlaşma gerektirmektedir.
Projede kestirim yaparken aşağıdaki 4 yöntemden birkaçı uygulanır:
Uzman görüşü almak
Önceki projelerdeki verileri kullanarak benzetim yapmak
Global verilere dayalı hesaplamalar yapmak, modeller geliştirmek
Proje ekiplerinin tahminlerini bir arada değerlendirmek
Bu yöntemlerin hepsinin avantajları ve dezavantajları var. Şimdi bunları ele alalım.
Uzman görüşü almak: Projeyle veya çalışılan alanla ilgili daha önceden deneyimi olan uzmanlardan kestirim yapması istenebilir. Kulağa hoş gelen bir yöntem olsa da, hepimizin bildiği üzere ülkemizde herkesin “usta” olduğunu düşünürsek, şirketlerimizdeki “uzmanların(?!)” da sayısı epey fazladır. Çoğu da, yolculuk örneğimizde bahsettiğimiz o kısa yolu öneren kişiler olurlar. Üstelik bir de “abi ben ZATEN daha önce bu işi yapmıştım” diyorsa, vah ki vah!..
Önceki projelerdeki verileri kullanarak benzetim yapmak: Şirketlerin veri havuzlarında geçmiş projelerdeki veriler kullanılarak yeni proje için benzetimler yapılmaya çalışılabilir. Sıklıkla benzer projeleri yapan firmalar için bu yöntem çok uygun ve kullanımı kolaydır. Ancak daha önce hiç tecrübe edilmemiş bir konuda çalışılması durumunda bu veriler tutarsız olacaktır. Bir diğer konu ise veri havuzundaki verilerin doğruluk değeridir. Verilerin toplanmasında, girişinde ve işlenmesinde hatalar yapılıyorsa, her defasında hatalı kestirimler yapılacaktır. Yazımızın başındaki yolculuk örneğindeki “kısa yol” ifadesi gibi hatalı verilere dayalı kestirimler, “çıkmaz yol” olabilir..
Global verilere dayalı hesaplamalar yapmak: Kestirimler konusunda dünya çapında toplanan verilere dayalı hesaplama yöntemleri önerilebiliyor. En bilinen örneği yazılım geliştirme faaliyetlerinde kullanılan “Function Point” ve COCOMO (Constructive Costing Model) yöntemleridir. Detaylarına girmeye gerek yok. Bazen kurumsal verileri kullanarak modeller de geliştirilebilir. Örneğin bir mekanik parçanın belli özelliklerini girerek bir formülle yaklaşık işyükü ve maliyet kestirimi yapılan modeller oluşturulabilir. En ideal kestirim yöntemi olarak görünse de modelin hatalı kurgulanması sonucu hatalı kestirimler yapılabilir. Ayrıca bu tür modellerin sürekli iyileştirilmesi ve geliştirilmesi gerekmektedir. Bu da ayrı bir uzmanlık gerektirir. Modeller geliştirilirken “bir elbise dikelim, herkese uysun ve güzel görünsün” temennisi olduğu için her model her projeye uygun olamayabilir, ne yazık ki..
Proje ekiplerinin tahminlerini bir arada değerlendirmek: Bu yöntemde projedeki ilgili kişilerden iyimser, kötümser ve en olası tahminleri alınır. PERT yönteminden esinlenerek geliştirilen Üç Nokta yöntemi böyledir. Bazen bu üç verinin ortalaması alınır, bazen de başka bir şekilde formül kullanılır. Detayları araştırılıp, öğrenilebilir. Yöntemin en önemli riski, tahmin yapanların birbirlerini etkilemesidir. Birbirleriyle konuşup, “galiba ben fazla iyimser ya da kötümser söylemişim, biraz değişiklik yapayım” diyerek sonuçlar etkilenebilir (manipulasyon).
Geriye bir yöntem daha kaldı:”Hissikablelvuku” Yani kalbinden geldiği gibi, altıncı hissine ve sezgilerine dayanarak bir kestirim yapmaktır.
Tutar mı? Ya tutarsa!
Proje yolculuğunda kestirmeden gitmeyi önerenlere fazla şans vermeyip, uygun yöntemler kullanılması gerekmektedir.
Kazasız, belasız iyi yolculuklar..
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#proje #projeyönetimi #projeyöneticisi #TPYME #riskyönetimi
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA