Size bir formül vermek istiyorum. Genelde “nasıl yapılır, işin raconu nedir?” diye merak ederim. İyi uygulama örneklerini arar bulurum. Bu sefer tersten gideyim: Bir kurumsal kapasite geliştirme projesini nasıl yönetemeyiz sorusuna birkaç cümleyle yanıt vereyim.
Öğrenmek için bazen tökezlemek gerekir.
Formül çok basit aslında…
Zaman planı yapma
Kaynak planı yapma
İletişim prosedürlerini belirleme
Hangi işi ne zaman, hangi kaynakla yapacağını bilmezsen, kiminle hangi kanaldan iletişime geçeceğini de düşünmene gerek kalmaz.
Bununla birlikte, detaya indiğinde ve eğer anda takılıp kurcalamak istersen, formüle başka bileşenler de ekleyebilirsin:
Örneğin, her satıcının bir alıcısı vardır. Alıcı neyi aldığını bilir! Ya bilmezse? Kaosa doğru emin adımla ilerleyelim lütfen, bekleme yapmayalım. Diyelim araba sipariş ettin. Ödediğin paranın karşılığı Aston Martin. Anahtarı verdiler, ama Fiat mi, BMW mi Aston Martin mi? Projede de ne iş yaptıracağını bilmen gerekir. Araba istiyorum demekle olmaz, otomatik mi, düz vites mi, standart aksesuar mı tanımlarsın. Projede de aktivitenin adımlarını kilometre taşlarını tanımlarsın ki ne alacaksın bilesin, tanımlarsın çünkü alacağın çıktı nihai olarak seni şok etmesin.
Diğer bir örnek, kimi ne için çalıştıracağını bilmelisin. Sırf tanıdık diye, bizden sizden diye seçersen, vasatlığın tanımını bizzat projen üzerinden yaparsın. Vasatlık hiç bu kadar güzel olmamıştı! Diyelim ki çocuğuna matematikten özel ders aldıracaksın. Herhangi bir matematik öğretmenini mi seçersin yoksa ortaöğretim konusunda tecrübeli bir öğretmeni mi?
Bir başka şahane öneri de sadece whatsapp ya da benzeri mesajlaşma araçları üzerinden haberleşip, çoğunlukla da sözlü iletişimle işi yönetmek. Asla e-postalara cevap vermeyin, yazılı paylaşımları sınırlı tutun. Yazılı bir paylaşımda bulunulduysa mesela bir belge, göndericinin imla kontrolünü yapmaması ve anlatım bozukluklarına dikkat etmemesi, alıcının da sadece bunları kontrol etmesi formülün olmazsa olmazı. Üstüne bir de her şeyi ama her şeyi toplantılarla çözmeyi bir yöntem olarak benimsersen, çok çalışıp durduğun yerde saymayı garanti edersin.
Liste çokça uzar gider, ama durmak yok…mesela bir ben olayım, tek ben olayım dersen, işi delege etmezsen yani “ver yetkiyi al etkiyi” yapmazsan da ortaya şahane bir kaosun çıkması kuvvetle muhtemel. Dedikodu, hizip de eklemek isteyenler olabilir, işimiz ne, buyursunlar!
İşler durağanken patron benim dersen, yoluna hafif engebeler çıkınca “patron kim ki” demek de kaosa hoş bir renk katabilir.
Liste uzun.
Ama başta belirttiğim 3'lü formül değil asıl sıkıntı.
Çok düşündüm. Sıkıntı özünde nedir diye. Zira kaynak ve zaman planlaması karşılaşılan sorunlar. Kimse iletişim profesörü de değil. Hatta çoğu zaman iletişimde çuvallıyoruz. İstisna olmadığı gibi kötü proje yönetiminin olmazsa olmazı da değil.
Konu şu: emek verdiğin şeye kıymet verirsin. Eğer projeyi kolay elde ettiysen (artık orası ayrı bir yazı konusu) hem uygulayıcı olarak hem müşteri olarak başarılı olmak çok anlamlı bir hedef olmuyor. Sahiplenmiyorsun o hedefi, o başarıyı. Bununla güçlü bir bağı olan diğer konu da liyakat. Herhangi bir titre emek ve tecrübeyle sahip değilsen, seni yetiştirenler liyakatle o noktaya gelmedilerse, zincirleme bir enkaz çıkıyor ortaya.
Gün sonunda işler yürüyor mu? Bence “-miş” gibi oluyor. Aslında herkes biliyor, hedefe ulaşılmadı, iş olmadı.
Sadece liyakatli olanların gördüğü miktarda bir başarı var ortada.
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
Konuk Yazar: Şeyda ERCİYES
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA