Başlığı görenlerin içlerinden “buyrun cenaze namazına” dediğini hissedebiliyorum. Müslümanlar toplu halde (cemaatle) ibadet ettikleri zamanlarda din görevlisinin hareketlerine uymak amacıyla (riayet etmesi) “uydum hazır olan imama” diyerek ibadetlerine başlarlar.
Projelerde de belli zamanlarda toplu faaliyetlerimiz olur. Açılış toplantısı, teknik toplantılar, müşteri ile değerlendirme toplantıları, haftalık ilerleme toplantıları vs vs.. Toplanmak için birçok sebebimiz var! Genelde toplantıları pek severiz ancak bir toplantı var ki, ondan pek hoşlanmayız: Gözden Geçirme Toplantıları..
Proje çıktılarını gözden geçirme (review) çalışmaları önemli süreçlerden birisidir. Uzun bir çalışmanın sonucunda ortaya çıkan iş ürünü (work product) diğer proje ekibi üyeleri tarafından incelenir ve kontrol edilir. Bu anlamla, iş ürününün kalitesini arttırması nedeniyle oldukça kıymetli ve faydalı bir çalışmadır. Geçmiş yıllarda bir arkadaşım bu sürece “Görmezden Gelme” süreci demişti. Gerçekten bazen öyle bir aşamaya gelinir ki, herkes bulguları görmezden gelmeye başlar, sessiz kalırlar.. Bence bir diğer adı da “Görüp de Görmeme” sürecidir.
Her kurumun gözden geçirme faaliyetleri için uyguladıkları süreçler farklılık göstermektedir. Ancak temel amaç, iş ürününün başkası tarafından kontrol edilmesidir. Bazı kurumlar süreci hızlandırmak için eşli gözden geçirme (peer review) uygulamaktadır. Basit ve hızlı bir gözden geçirme faaliyetidir. Birbirine eşlenik ve hemen hemen aynı seviyede iki kişinin birlikte yaptıkları kontrollerdir. Hızlı olmasına rağmen kontrolü yapan kişilerin yetkinliklerine ve dikkatlerine dayandığı için bazen yetersiz kalabilir.
Diğer bir gözden geçirme yöntemi ise uzman (expert) değerlendirmeleridir. Bu yöntemde, kurumdaki en deneyimli ve kıdemli kişi tarafından çıktılar incelenir. Eşli biçimde yapılmaz. Uzman kişi iş ürününü kendi kontrol kriterlerine göre değerlendirir ve ortaya çıkan bulguların mutlaka düzeltilmesini ister. Eğer değerlendiren kişi gerçekten yetkin ise süreç hızlı ve kaliteli biçimde ilerleyecektir. Ancak ülkemizde herkesin her konuda uzman olduğunu iddia ettiği bir ortamda, gerçek uzmanları bulmak pek de kolay değildir.
Şirketlerde en çok uygulanan gözden geçirme yöntemi ise ilgililerin katıldıkları toplantılardır. Bu toplantılarda iş ürünü sahibi önce ekibe bilgilendirme yapar. Ekip içerisindeki kişiler de toplantı süresince gözlemlerini paylaşarak, bulguları ortaya koyar. İş ürünü sahibi tarafından da uygun görülen bulgular düzeltilmek için not alınır. Bu tür gözden geçirme faaliyetlerinde arka arkaya birkaç kez toplanılması gerekebilir. Her toplantıda yeni bulgular çıkar ve süreç döngüye girer. En sonunda herkes açısından iş ürünü olgunlaşmış ise süreç tamamlanır. Birden fazla göz tarafından incelendiği için bulguların tespiti açısından faydalıdır. Ancak sürecin uzaması durumunda ana hedeften uzaklaşmak durumu olabilmektedir.
Son bir yöntem ise, resmi (formal) gözden geçirme sürecidir. Bu yöntemde, iş ürünü sahibi önceden hazırlanmış olan kontrol listesine göre kendi kontrolünü yapar ve bulgularını tespit eder. Sonra iş ürünü hakkında ekibi bilgilendirir. Bu bilgilendirmeden sonra proje ekibi aynı kontrol listesini kullanarak kendi gözden geçirmelerini yaparlar ve bulgularını kaydederler. Tüm bulgular ekipten toplandıktan sonra ortaya çıkan bulguların değerlendirildiği bir toplantı yapılır. Uygun bulunan kayıtlar için aksiyon belirlenir ve bulgu kaydı açılır. Bulgular kapatılana kadar süreç devam eder. Tüm bulgular kapatıldığı zaman çalışma tamamlanır. En ideal gözden geçirme yöntemi olmasına rağmen uzun zaman alır ve birçok iş yükü oluşturur.
Tüm gözden geçirme faaliyetlerinde iş ürününe odaklanılması beklenir. Ancak ne yazık ki, her zaman bu kadar iyi niyetli bir süreç işletilemez. Genelde ekip içerisindeki sesi fazla çıkan ve uzman(!) olan kişiler çalışmayı sabote etmeye çalışırlar. Onların bulgularının üstüne bulgu bulmak, sözlerinin üstüne söz söylemek, tavırlarının üstüne tavır sergilemek kolay değildir. Onlar tıpkı bir “imam” gibi iş ürününün başına geçer ve diğer ekip üyelerinin de kendilerine uymasını talep ederler. Herkesin aynı şekilde hareket etmesini beklerler. “Uydum hazır olan tasarıma!” diyerek sürece başlarlar. Eee haliyle de gözden geçirme süreci, “buyrun cenaze namazına” diyerek bitirilir..
Ardından tasarım toprağa verilir, ekip ortamdan dağılır. Proje yöneticisi de ağıt yakar!
Sonra tasarım çöpe atılır, her şeye baştan başlanılır. Yeni tasarım için süreç tekrar başlar ve yeni çukurlar kazılır, doldurulur.. Haydi o zaman diyelim, “Allah rahmet eylesin!”..
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#projeyönetimi #projeyöneticisi #TPYME #tasarım #gözdengeçirme #projetoplantısı #projedeğerlendirme #değerlendirme
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA