Proje yönetiminden sağlık sektörüne kadar her alanda iş takibi yapabilmek için toplantılar yapıyoruz. Ekip üyelerinin yaptıkları işler hakkında bilgi sahibi olmak, gelişmeleri ve sorunları takip etmek ekip yönetiminin can alıcı bir noktasıdır.
Bu toplantılarda karşılaşılan sorunlardan ilk akla geleni etkin katılım sağlanmamasıdır. Kısa bir toplantı bile olsa, katılımcılar durum bilgisi paylaşmaktan hoşlanmayabilir ya da toplantı süresince dikkatlerini vermeyebilir. Daha kötüsü, geç kalabilirler, toplantı süresince başka işlerle ilgilenebilirler ya da hiç katılmayabilirler. Böyle durumlarda toplatının amacına ulaştığını söyleyemeyiz. Proje yöneticileri olarak ekip üyelerinin toplantılara verimli katılımını sağlamak için farklı yöntemler deneyebiliriz. Bu yöntemlerden birisi ‘ne yaptım ne yapıyorum, ilgilenmek gereken engeller var mı?’ şeklinde durum bilgisi paylaşmaktır. Çevik proje yönetiminde ‘Daily Scrum’ olarak da anılan bu yöntemde toplantı çok kısa sürer ve ekip üyelerinin ne üzerinde çalıştığı, destek gerekip gerekmediği anlaşılır. İkinci yöntem, herkesin sırayla kendi durumu hakkında bilgi vermesi yerine, her iş adımı hakkında ilgili ekip üyesinden bilgi almaktır. Bir tahta üzerinde ya da tabloda listelenmiş olan iş adımları gözden geçirilir ve gerekli güncellemeler yapılır. Üçüncü yöntem ise, ekip üyelerinin konuşmak istediği konular üzerinde odaklanarak toplantı gündeminin belirlenmesidir. Gündem maddesi olan ekip üyeleri, bunları toplantı öncesinde ya da toplantı sırasında belirtir ve toplantı tüm bu konular konuşulana kadar sürer. Çok uzun sürebilecek konular, kısaca değinildikten sonra başka bir toplantıya ertelenebilir.
Her yöntemin kendine göre olumlu ya da olumsuz yanları olabilir. Her toplantıda aynı yöntemin kullanılması da gerekmez. Sık aralıklarla yapılan toplantılarda, proje yöneticisi gündeme göre her seferinde farklı bir yöntem kullanabilir.
Sonuç olarak;
Toplantılar her katılımcının zamanını en etkin şekilde kullanarak, ekip içinde bilgi paylaşımı yapmak için gereklidir.
Sadece durum bilgisi paylaşıldığında, katılımcıların ilgisi kaybolabilir.
İş adımlarının üzerinde geçildiğinde yalnızca proje üzerinde odaklanılır, kişilerin neler yaptığı aktarılamaz ve herkesin konuşma fırsatı da olmaz.
3. Yöntem olan konular üzerinde odaklanmak, tartışma ya da değerlendirme yapmanın daha ileri bir yöntemidir ve deneyimli ekiplerde faydalı olabilir.
Toplantı yapmanın tek bir yöntemi yoktur, ekipler duruma ve ihtiyaca göre farklı yöntemler deneyebilir.
Siz toplantılarınızda nasıl bir yöntem uyguluyorsunuz? Yukarıda değinilen seçeneklerden farklı ve daha etkin bir yöntem varsa bizimle paylaşabilirsiniz.
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#projeyönetimi #projeyöneticisi #tpyme #kariyer #projeyöneticisimesleği #nitelikliinsan #gelişmiştoplum #projeeşittirhayat #hayatınıiyiyönet #projeyöneticisiulsalsertifikası #ulusalsertifika #norm #tpyme #projeekibi
Comments