İnsanoğlu tarih boyunca hep bir şeyleri karşılaştırmak istemiştir. Büyük ile küçük, az ile çok, uzak ile yakın gibi değerleri tespit edip, karşılaştırmaya çalışmıştır. Bunu yapabilmenin en iyi yolu ise değeri, miktarı, büyüklüğü ölçmektir. Ölçme işlemi için ortak karşılaştırma yapabileceğimiz "birimi" tespit etmek de gereklidir. Neyle neyi karşılaştıracağımız ve bunu hangi birimle ifade edeceğimiz önemlidir. İnsanoğlu bu nedenle ölçüm birimleri üretmiştir. İlk zamanlarda karış, kulaç, ayak, dirhem, endaze, arşın vb gibi sabit değeri olmayan ancak yaklaşık olarak karşılaştırmaya yarayan ölçme birimlerini kullanmışlardır. Bunlar ölçümü yapan kişeye göre değişmektedir. Yakın zamanda ise kişilerden bağımsız, değişmeyen evrensel standart ölçü birimleri olan metre, kilogram vb kullanılmaya başlanmıştır.
Projelerimizde de bir şeyleri karşılaştırmak isteriz. "Bir şeye (dayanağa) göre, diğer bir şeyin değişimini" ölçmek isteriz. Ölçmeden karar vermek kolay değildir. Değişimin yani sapmanın, pozitif ve negatif yönde kabul edilebilir değer aralığında olup olmadığını anlayabilmek önemlidir. Çünkü sapmanın büyüklüğüne göre harekete geçip, geçmemeye karar verilecektir.
Bunlar çok güzel tanımlar ve ifadeler.. Ancak projelerimizde ölçmek kolay bir iş midir?
Dilerseniz buna bir fıkra ile cevap vereyim: Nasreddin Hoca'yı denemek isteyen biri "Dünyanın ortası neresidir?" diye sorar. Hoca, "Eşeğimin sağ arka ayağını bastığı yerdir" der. Sorunun sahibi, bu cevaba inanmayarak "Nereden biliyorsun?" deyince, Hoca gülümseyerek "İnanmıyorsan ölç" karşılığını verir. Kolaysa, buyur ölç!
Projede ölçümleme yapabilmek için ilk sorulan soru genelde şu şekilde olmaktadır : Neyi ölçmeliyiz? Hangi metriklere göre ölçümleme yapmalıyız?
Bu sorulara verilecek yetersiz ve eksik cevaplar, doğrudan proje yönetiminin düzeltici etkinlik planlamasını etkileyecektir. Bu durumda sergilenen kolaycı yaklaşım genellikle ölçümleme ihtiyacı duyulduğu andan itibaren metrikleri belirlemektir. Proje yönetimi aktivitelerinin büyük bir kısmı anlık olmayan, süreklilik gösteren aktiviteler olduğu için ölçümlemeye başlanıldığı anda tanımlanan metrikler, geçmişe yönelik veri içermeyeceğinden eksik değerlendirmelere yol açacaktır. Ölçümleme metriklerinin projenin başlangıcında planlanarak ölçümleme planında belirtilmesi gereklidir. Bu plana uygun olarak hazırlanacak belli periyotlardaki ölçümleme raporları ile projenin gidişatı kontrol altına alınacaktır.
Projelerde ölçümleme kapsamında yapılması gereken 4 ana çalışma vardır:
-Bilgi ihtiyaçlarının tanımlanması
-Ölçümleme ve analiz yöntemlerinin tanımlanması
-Verilerin toplanması, depolanması, analiz edilmesi ve raporlama
-Sonuçlara göre düzeltici etkinliklerin planlanması
Süreç bazlı düşünüldüğü zaman her şey mükemmel.
Proje yönetimiyle ilgili sunum yapıyorsanız, sunumda "metrik, süreç, analiz, performans, gösterge, stratejik hedef vb" kelimeleri kullanırsanız emin olun birçok kişi sizin önemli bir şeylerden bahsettiğinizi düşünecektir. Üstelik bunlara ek olarak "KPI (Key Performans Index), EV (Earned Value), SPI (Schedule Performans Index), CPI (Cost Performance Index), ROI (Return On Investment)" gibi kısaltmalardan da bahsederseniz, o sunumunuz ayakta alkışlanır. Bu nedenle, ölçümleme ilgili tanımlara ve terimlere hakim olmak sizi ön plana çıkarır.
Buraya kadar hepsi iyi ve güzel. Ancak işte size projelerde ölçümleme faaliyetleri ile ilgili can sıkıcı sorular:
-Gerçekten o bilgiye ihtiyacımız var mı?
-Ölçümleme yöntemimiz verimli mi?
-Veriyi doğru topladık mı? Doğru veriyi topladık mı?
-Veriyi kim analiz etti? Kime raporlandı?
-Gerçekten düzeltici etkinlik yapmak istiyor muyuz?
Bu sorulara samimi cevaplar verildiği zaman projelerimizde "ölçme" konusunda ne durumda olduğumuzu net görürüz.
Ne yazık ki, ülkemizde birçok şey gibi "ölçme" konusunda da -mış gibi davranıyoruz. Ölçüyormuş, ölçmek istiyormuşuz gibi yaklaşıyoruz. Öncelikle bilgi ihtiyaçlarımız, stratejik hedeflerimizle tutarlı değil. Bir firmada ölçülen metrikler arasında "dokümanın sayfa sayısı" ve "dokümanın revizyon sayısı" gibi ölçülen veriler bulunuyordu. Bunlar hangi stratejik hedefe ulaşılmasını sağlayabilir? Projedeki kalite bulgularının sayısı önemli bir metriktir ancak bir kişinin açtığı bulguların sayısını ölçmenin amacı ne olabilir?
Veri toplama ve ölçme yönteminin verimliliği de çok önemli. Birkaç kişinin günlerce, haftalarca veri toplayıp, analiz etmeye çalıştığı yerler gördüm. Excel dosyalarından verileri, başka excel dosyalarına aktararak raporlar hazırlanmaya çalışılıyordu. Hani verimlilik?! Yoksa sırf ölçümleme yapmak maksadıyla birilerinin mesailerinin doldurulması mı amaçlanmıştır?
Verileri topladık, analize ettik ve raporladık. Sıra geldi düzeltici etkinlikler gerçekleştirmeye. Ne de zor bir karar aşamasıdır.. Can sıkıcıdır, cesaret ister, kararlılık ister, niyet ister, bazen yatırım ister, para ister, kaynak istihdamı ister. Sihirli formülü yoktur, dokununca her şey düzeltilmiş olamaz. Hatta bazen daha da kötüye gitmesine sebep olur. İşte bu nedenlerden dolayı, her şey raporlarda kalır ve raflara kaldırılır. Soran olursa, raporlar açılır ve "bakın biz çok güzel ölçtük ve raporladık" denilir.
"Projenizi Titanic gemisi gibi düşünürseniz; ölçme ve analiz çalışmaları ise onu batıracak olan buzdağı gibidir. Çünkü görünenin altında çok büyük riskler ve tehlikeli sonuçlar yatar."
İşte böyle, o zaman son olarak ne diyelim: "İşte Halep, işte arşın, ölç ölçebilirsen!"
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#projeyönetimi #projeyöneticisi #TPYME #ölçme #metrik #projedeğerlendirme #verianalizi #veritoplama #veri
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA
Comments