Proje sunumlarında, raporlarında, yazışmalarında görsel kullanıyor musunuz? ⁉️
Hem yazılı, hem sözlü iletişimde karşı tarafın dikkatini çekmek ve ilgisini korumak günümüzde oldukça zorlaşmış durumda, özellikle de Internet ortamında. Bu durum proje raporlarında, sunumlarda ve toplantılarda da geçerli olduğundan, izleyicinin ve okuyanların dikkatini çekebilmek için doküman içeriğini görsellerle zenginleştirmek gerekir.
Yapılan bilimsel araştırmalar beyine giren bilgilerin %90’ının görsel (visual) olduğunu ortaya çıkarmıştır. Bu kapsamda yapılan testlerin sonucuna göre, bir çok kişi 3 gün önce duyduklarının ya da okuduklarının %10’unu hatırlayabiliyor. İletilen yazılı ya da sözlü mesaja bir görsel eklendiğinde ise bu oran %65’e kadar çıkabiliyor.
Proje dokümanlarına eklenen çizimler ve resimler, proje iş akışının, adımların birbiriyle bağlantılarının ve genel programın anlatılmasında büyük kolaylık sağlar. Projelerin genel durumunu göstermek için Gantt çizelgeleri, ağ diyagramlar, iş dağılım ağacı (WBS) araçlarını kullanırız. Çevik proje yönetiminde kullanılan ‘Kanban board’ iş takibini görselleştirerek, daha kolay izlenir hale getirir. Bunların dışında, metin ağırlıklı olarak hazırlanan raporlara eklenen görseller de bu dokümanların daha kolay okunabilmesine yardımcı olur.
Proje yöneticileri ve ekipleri tarafından kullanılan bu yöntemlerin, tüm paydaşlar tarafından da proje gelişmelerini ve (varsa) değişikliklerini ilgili gruplara aktarırken kullanmalarını öneririz. Bu kesinlikle zaman ve efor kaybı olmayacaktır.
Sunumlarda, dokümanlarda kullanılan resimlerin, çizimlerin kusursuz olması gerekmez. Basit bir çizim ya da çizgi karakter bile istenilen mesajı kolaylıkla verebilir. Tabii ki, bu bol çizimli paylaşımlar dahili iletişimde kullanılır. Şirket dışına gönderilecek dokümanların firmanın ‘iletişim ekibi’ (marketing team) tarafından hazırlanması uygun olur.
Proje yöneticileri olarak yaptığımız paylaşımların dikkat çekici, okunur ve anlaşılır
olmasına çalışmalıyız. Etkin olmayan iletişim karşı tarafın da zamanının boşuna harcanmasına neden olur.
Internet erişimi olan tüm cihazlar, ilgi çekici pek çok dokümana 7/24 erişim sağlıyor. Bu nedenle, paylaşılan proje dokümanlarının daha rahat okunmasını ve anlaşılmasını sağlamak için bir kaç görsel eklemeyi ihmal etmeyelim. Özellikle genç çalışanlar sadece kelimelerden oluşan sayfalar okumak istemezler. Yazılara bir kaç resim, tablo eklemek ek iş olarak algılanabilir ama okunmasını sağladığı sürece boşa harcanmış efor değildir. Özellikle, iyi ifade edilmiş ama hiç kimsenin okumadığı bir rapora harcanan zamana göre :)
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#projeyönetimi #projeyöneticisi #tpyme #iletisim #iletisimyonetimi #nitelikliinsan #gelişmiştoplum #projeeşittirhayat #hayatınıiyiyönet
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA