Proje yöneticilerinin önemli işlerinden birisi proje planına uygun olarak takvim oluşturmak ve bunu kontrol altında tutmaktır. Başlangıç aşamasından itibaren takvim güncellenir ve detaylandırılır. Bazı işler daha alt işlere bölünerek hem zaman planlaması hem de kaynak planlaması açısından takip edilir.
Elbette ilk yapılan zaman planına göre ilerleyen zamanlarda sapmalar ortaya çıkar. Proje yöneticisinin görevi bu sapmaları kontrol altında tutup, etkisini azaltmaktır. Değişmeyen proje planı yoktur ancak önlenebilir, telafi edilebilir sapmaları da yönetebilmek gereklidir.
Proje takvimi oluşturulurken öncelikle iş listesi oluşturulur. Burada iki yöntem izlenir. Ya genelden, detay işlere doğru kırılım yapılır. Bu "Üstten-aşağıya" (top-down) yöntemidir. Diğer yöntem ise detay işlerden genel işlerin ortaya çıkarılmasıdır. Buna da "aşağıdan yukarıya" (bottom-up) yöntemi denir. İşlerin niteliğine göre bu yöntemlerin ikisi de birlikte kullanılabilir.
İş listesi belirlendikten sonra işler arasındaki bağımlılıklar/ilişkiler belirlenir. Çoğunlukla bir iş tamamlandıktan sonra diğeri başlar. Ancak bazı özel durumlarda işlerin birlikte başlaması veya birlikte bitirilmesi gerekebilir. Projelerde takvim oluşturulurken Gantt Chart dediğimiz bir iş akış diyagramı kullanılır. Gantt Chart üzerinde genelde bir iş(ler) tamamlandıktan sonra diğer iş başlayacak biçimde FS (Finish to Start) olarak ilişkilendirilir. Çok az iş tipi için ise FF (Finish to Finish) veya SS(Start to Start) ve SF(Start to Finish) ilişkileri kurulur. Bu tip bağımlılıkların detayına girmeye gerek yoktur, konumuzun dışında ele alınabilir.
Projede işler arasındaki bağımlılıklar nedeniyle, bir işin bitirilmesinde gecikmeler olursa, diğer işin başlaması da gecikecektir. Bu tür durumları önlemek için bazı kritik işler arasında proje yöneticileri tampon zamanlar tanımlar. Böylece gecikmeler telafi edilmeye çalışılır. Ancak tampon zamanlar da aşılırsa, diğer işlerin de başlama zamanları öteleneceği için takvim kayması önlenemez hale gelir.
Üstelik her işte böyle gecikmeler olursa, gecikmeler katlanarak artar. İşlerdeki birkaç günlük gecikmeler bir süre sonra haftalar, aylar ve yıllar seviyesine çıkar.
Gecikmeler "damlaya damlaya yıl olur"!
Dolayısıyla bir süre sonra proje ekibinde takvim ötemelesinden kaynaklı olarak "zaten" hastalığı ortaya çıkar. "Zaten bu iş de gecikecek!", "Bu takvim zaten gerçekçi değildi!", "Bizim işler zaten hep gecikir!", "Ben zaten bu işin çok daha uzun süreceğini söylemiştim!", "Proje yöneticisi zaten fazla iyimser", "Zaten bu Gantt chart, baştan hatalı hazırlanmıştı!" diye bir sürü gerekçeler ortaya konulur.
Proje yöneticisi küçük gecikmelerde bile riski öngörüp, önlem almaya çalışmazsa bir süre sonra takvim kaymalarının önüne geçemez olur. Bu durumda çoğu kez takvim yeniden hazırlanarak yönetim onayı alınmaya çalışılır. Ancak hedef tarihlerden sapmanın bir çok maliyetleri olur. Ya sapmaları önlemek için ek kaynaklar alınnması gerekir, ya da bütçe revizyonu yapılır. Bunlar ise çok sancılı süreçlerdir.
Damlaya damlaya yıl olmaması için iş sıkı tutunuz..
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
#proje #projeyönetimi #projeyöneticisi #TPYME #riskyönetimi
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA