İnsanların olaylara bakış açısını anlatabilmek için su dolu bardak analojisinden yararlanılır. Bardağın doluluk algısına göre iyimser veya kötümser bakış açısı açıklanmaya çalışılır. İyimser bakanlar, bardağın yeterince veya bir miktar dolu olduğunu söyler. Kötümserler ise bardağın çoğunun boş veya çok az su olduğunu belirtirler. Bu bakış açısını proje yönetiminde uygularsak; iyimser veya kötümser bakış açılarının ötesinde, daha trajikomik durumlar ortaya çıkabiliyor. Şöyle ki:
-Önce bardağın (proje) varlığını üst yönetime ve/veya müşterinize ispatlamalısınız: Ortada gerçekte bir bardak olmayabilir. Üst yönetim, sizin projenizi görmezden gelebilir, önemsemeyebilir. Proje yöneticisi, projesinin varlığını göstermelidir. “Bu benim projemdir, farkında olmalısınız!” diye belli ortamlarda anlatmalıdır. Aksi halde kimse bardağı görmez, görse de önemsemez..
-Doldurulacak şeyin bardak olduğuna ikna etmelisiniz. Bazıları, işleri gözünde büyüterek ortada koca bir kova olduğunu düşünebilir, bazıları ise küçümseyip sadece küçük bir fincan olduğunu iddia edebilirler.
-Suyun (tasarımın) bardağa dolabilen bir şey olduğuna ekibi inandırabilmelisiniz. Su akışkandır, her şekle girebilen bir şeydir. Evet, önce su olmalıdır. Projenizde kaynaklar (personel, bütçe, altyapı ve zaman) olmadığı sürece proje geliştirilemez. Ortada bardak (proje) sadece ismiyle kalır, doldurulamaz. Bardak ile yeterince suyu buluşturmak gereklidir.
-Doldurulacak suyun, katı ve gaz halinde olmamasına özen gösteriniz. Bazen su, katı halde yani buz olarak doldurulmak istenebilir, ya da su buharı ile doldurulabilir. Yani, projenize verilecek kaynakların uygun olmasına özen gösteriniz. Sırf bir kaynak verilmiş olması için kaynak verilmemelidir. Gereksinimlere uygun nitelikte personel proje ekibinde yer almalıdır. Projenizde konuyla hiç ilgisi olmayan kişiler çalışıyorsa, bir süre sonra projeniz ya buz keser ya da buhar olur!
-Bardağın (projenizin) kırılgan, nazik bir şey olduğunu kabul ettirebilmelisiniz. Çok sıcak veya çok soğuk su koyarsanız, çatlayabilir. Proje ekibinin uyumlu olması önemlidir. Çok soğuk veya çok sıcak su (kaynaklar) bardağa zarar verir. Birbiriyle iletişimi eksik olan (soğuk) kaynaklar ile sürekli çatışma halinde olan, ateşli (sıcak) ekipler projenin geliştirilmesinde engel olur. Suyu her zaman ılımlı tutmaya çalışmak gereklidir.
-Baştan çatlak bir bardağa (projeye), ne kadar su(tasarım/iş gücü) koyarsanız koyun, hiçbir zaman dolmayacaktır. Projeniz baştan hatalı kurgulanmış ve uygun ortam sağlanmadan başlatılmış ise ne yaparsanız yapınız, sonuç hüsrandır. Kötümserlik sizden kaynaklı değildir, bardak aslında iyimser olmaya müsait değildir. Bu nedenle proje beratı üzerinde tüm paydaşların el sıkışması ve hedeflerin doğru belirlenmesi gereklidir. Bardağın çatladığı noktadan sonra kaynak aktarımı kesilmeli ya da bardağın çatlayan kısımlarına müdahale edilmelidir. Projeniz bazen yeniden yapılandırmaya (reorganizasyon) ihtiyaç duyabilir, bunu görmezden gelmeyiniz.
-Bardağa sırf çok dolu görünmesi için fazla su (işgücü, tasarım) koyarsanız, taşacaktır (over-design). Projeniz zamanından önce tamamlansın diye fazladan kaynak israfında bulunmayınız. Projenize az kaynak verilmesi sorun yarattığı gibi fazla kaynak aktarımı da fayda sağlamaz. Bu durumda boş yere iyimser olmayın, boşa giden sudur!
-Bardak ve su olsa bile, suyu bardağa koyacak kimse ol(a)mayabilir. Proje başlatılmıştır, kaynaklar verilmiştir ama bu kaynakları projeye aktaracak, onları koordine edecek, işleri takip edecek bir “el” gereklidir. Bu görev ekip içerisinden birisine verilebilir ancak bardağın bütününü görecek birisi lazımdır. Evet, size bir proje yöneticisi lazım!
Mesele ne bardak, ne de sudur! Mesele yeterli suyun bardakla buluşması ve bardağın taşmadan dolmasıdır. Sanırım fazla analoji yaptık. Özetle, projeler ile kaynaklar arasında sıkı bir ilişki vardır. Fazlası ve azı her zaman zarardır..
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA